No Second Chances: Get Live Events Right the First Time

任何现场活动的成功都取决于五个核心要素:人, 这个计划, 这项技术, 会场, 和 the audience; they all intersect to either make or break an event. 虚拟与会者的增加带来了更大的挑战, 因为你必须为室内和室外的人制作事件. 关键是要使用正确的技术，让现场观众和虚拟与会者很容易接触到，并为他们提供高质量和有价值的体验.

 

And I can tell you from experience that it better be good!

 

Over the last 20 years of producing live events, 我学到了很多事情是如何走向正确和错误的, 从好到坏, 和 from bad to worse. 大多数问题都是由那些被忽略的事情引起的:没有在清单上的任务或者没有授权的任务. 他们要么悄悄靠近你，要么在你面前爆炸，我们都知道什么是危险的. 就像他们在现场活动行业说的那样，“你只有在上一场演出中表现得好。.”

 

通过适当的计划和清晰的沟通，你可以避免大多数问题. 最好的节目是那些每个人都知道该怎么做的节目，所以节目顺利结束. 无论你是在工作室还是在现场，如果你想要成功，同样的规则也适用. 成功的关键是你带着一个计划，并强烈劝阻客户不要在最后一刻做出破坏性的改变. They may think it’s not a big deal, but you know better.

 

 

与你的客户保持一致，让他们在截止日期和财务承诺上达成一致. 让他们了解现场活动的要求. 大多数客户不熟悉他们需要什么技术，但他们知道他们想要的结果. 你的工作就是告诉他们他们需要什么，因为你知道在任何情况下什么是最好的. 从你的客户那里获得尽可能多的关于他们活动的信息，这样你就可以推荐合适的套餐来满足他们的需求和预算.

 

确定您是否需要多台摄像机而不是单台摄像机制作. 解释它们的区别——以及为什么你可能需要更多的相机, 照明, 集设计, 多个麦克风, 还有额外的工作人员. 如果你的客户的目标是网络直播，并创建一个高质量的视频档案, 对于他们来说，如果每次只有一个演讲者，而不是进行小组讨论，他们更容易理解需求是不同的.

 

对于每个实时事件，都有可以应用于生产的各种模板. 虽然每种设置都是不同的，但在空间允许的情况下，可以遵循一些标准.

 

大多数现场活动都在礼堂、会议室、会议中心或舞厅举行. 带着一个关于如何设置你的技术区域的游戏计划进入每个地点, where each station will be, 和 what needs to connect to what. 此外，要确保有备用设备和人员，以防出现技术或物理问题. Don’t forget to test your webcast on location.

 

让每个人都保持一致的最好方法是准备一份会议记录, 时间表, 和生产总结，包括每一个细节，涵盖整个生产. Give everyone on the crew a copy for reference, 在演出前召开一个制作会议，让所有团队都能协调一致.

 

 

Go into each show with a scripted game plan; ideally, 这将是展示文档的详细运行，它将映射出展示流程. Your plan should also include setup diagrams that show signal flow; floor plans that show the room layout 和 location of AV, 相机, 照明, catering; 和 any other documents such as webcast 信息, 电话表, 生产计划, 和 checklists for both the crew 和 clients to follow.

 

 

 

当你开始增加额外的摄像头时，很容易超出预算, 无线麦克风, internet 和 power drops. 然而, 最大的成本超支来自于没有正确估计产生事件所需的实际时间. 在大多数情况下, labor will be your biggest cost, 如果你不考虑加班(甚至加班)，你就有可能超出预算. 拥有合适的人员比例对于按时完成和预算是至关重要的.

 

 

你知道的越多，做得就越好，而最好的方法就是练习. 除了演讲者能够练习点击幻灯片和适应环境之外, you need to know their transitions, 视频提示, 音乐, 相机的角度, 和阻塞, along with how the show will open 和 close. 您的演示者是否需要在音乐上行走，需要在屏幕上显示图形，或者需要互联网接入? Is there an announcer or VOG? Q将如何&A被处理了? 最好提前把这些都想清楚，并和你的主持人和工作人员一起排练. 如果时间允许的话, try to gather the crew together for a show flow meeting, then go through a tech rehearsal with the crew, followed by rehearsals with each presenter. 开始, 中部, 和结束, along with transitions, 视频卷, 光线的变化, 和 every audio 和 video cue should be rehearsed.

 

 

至少提前8周进行一次现场调查，检查数据和a /V端口, power requirements for 照明, ceiling height for rigging, 和 windows 和 doors for light 和 noise. 随身携带数码相机、卷尺和连续性测试仪. 知道你的位置是防止失败的最好方法. Not only are you able to assess the space, but you also get to meet the people who manage 会场; ultimately, they are the ones who support you 和 your production.

 

Some venues will let you bring in all your own gear, without any buyout fee, 但也有其他场馆在灯光和音响方面拥有独家使用权. 它甚至可以在当地国际戏剧舞台员工联盟(IATSE)工会的管辖范围内, 和 you’ll be required to hire union labor. 如果你是制片人，最好找一个能处理酒店合同的会议策划人. 这种方式, you can focus on the AV 和 event production. 但一定要和场地交朋友，包括内部的AV和宴会工作人员. 别忘了你是在他们家里，他们是你成功的关键伙伴. 网站调查最重要的两个方面是获取情报和建立关系.

 

 

在现场勘测之后，你将有所有正确的测量来创建空间的平面图. Most hotel event 经理 will have software that allows them to draft a floor plan to scale; if possible, you should ask for that before you start your own. 这种方式, you’ll be able to place the AV equipment, 照明, 和 video department within 和 around the space. 您可以确定摄像机的音频和灯光将在哪里，以及AV团队将如何与酒店宴会工作人员在同一空间内工作.

 

 

 

只要有可能，和一个你了解和信任的团队一起工作，他们了解你的业务. 达到目标的最好方法就是和你信任的人在一起, people who are professionals 和 experts in the field, 和 people you can rely on to do their jobs. Relationships are vital to your process. 完成工作的关键是授权和尊重专家意见.

 

你需要依靠你的团队成员来完成他们的工作, 有时, to take over your responsibilities, 当你被叫去处理客户问题和处理最后一刻的变化时. With so many moving parts to your live event, 你不能事无巨细地管理或跟踪每个部门的每一个细节. 你的团队将是那些额外的眼睛和耳朵，发现任何问题，最终把工作做好. 冗余的人员和技术是至关重要的，设备故障是应该预料到的. Backups of your backups really save the day in a pinch.

 

 

你可能是制作人, 导演, 技术总监, 和 even camera operator all rolled up into one, or you may have the luxury of hiring a full crew. 如果你有船员的话, 最好将其分解为各个独立的部门，这些部门为了共同的目标一起工作，即制作一个现场活动. 每个部门都有一个部门主管和一个工程组成部分.

 

These are the main departments 和 crew members:

It’s important to take care of your crew. Bring snacks 和 plenty of water to keep their energy up, 而且一定要为剧组长时间的摄制安排膳食预算. That’s the best way to keep them happy 和 on their toes. 也, if you’re not working with a meeting planner, 确保你有经济型酒店的房间，供工作人员在会场过夜. 

 

 

如果您是事件生产者，您确实需要直接与主客户端进行通信. 大多数高管和专业演讲者都有处理人员或沟通人员为他们撰写材料并维护他们的信息. 他们雇佣行政人员直接支持他们并维持他们的日程安排, 和 a variety of reporting staff, 董事, 经理, 和, 好吧, 你懂的. 你和主要客户之间是有层次的，最终，他们就是你为之工作的人. Whether you are planning the event logistics, identifying the technical requirements, 制作内容, or estimating the budget, 所有的事情都是从主要客户的需求出发的.

 

如果你能和主要客户见面，你就能省下很多工作, 提前做好准备, to discuss staging 和 presentation style. With all the h和lers, 你得到了很多经过过滤的信息，浪费了很多时间来浏览这些层. 从事AV和现场活动业务超过20年, I’ve worked with thous和s of people, including C-suite executives, 政府官员, 医生, 律师, 中层管理人员, 前线工作人员, 动机扬声器, 技术人员, 艺术家, 音乐家, 演员, 诸如此类. Through all these interactions, 我逐渐认识到，最重要的是与演讲者直接沟通.

 

 

Live events are just that: live! There are no do-overs! Falling off the stage, the clicker not working, 视频的问题, 和 dead links are all common occurrences, but they can all be avoided. You can’t foresee everything, 这就是为什么预演你能预见的事情很重要吗. 技术彩排和人才彩排是成功现场活动的关键. 房地产行业的口头禅是“位置、位置、位置”.我遵循AV咒语，“排练，排练，再排练。.” 

 

 

视频村, 正如它的名字一样, is where the video department is located, either backstage or in an adjacent space. It’s where the 导演, 技术总监/switcher operator, 生产商, 工程师, 图形团队, 电影放映师, 和 webcast or videoconference 生产商 resides. It’s the central nervous system of your equipment setup, signal flow 和 distribution, 连接, 互动工具, 和 lots 和 lots of cabling. If you’re producing a live webcast, your video department will look like a remote TV studio; essentially, 就是这样.